Hieronder vindt u een artikel dat gepubliceerd is in Business in Logistics van september 2004

Logistiek ondergewaardeerd bij MKB

Logistieke kosten zitten vaak verstopt in verschillende deelgebieden zoals het transport, het magazijn, de aanwezige voorraad, de customer service en de administratie.

In de praktijk blijkt vaak dat ondernemingen niet bezig zijn met logistiek. Logistiek wordt vaak gezien als een 'must' en niet als een 'opportunity'. In dit artikel wordt ingegaan waarom veel ondernemingen degelijke kansen laten liggen en waarom logistiek meer aandacht verdient dan ze nu vaak krijgt. Het artikel is gebaseerd op de logistieke scans die LHC Consultancy BV uit Eindhoven bij kleine en middelgrote ondernemingen in het recente verleden heeft uitgevoerd.

In deze tijd is het hebben van een goed product alleen niet meer voldoende om de concurrentie te slim af te zijn. Evengoed is in veel branches alleen de prijsconcurrentie verleden tijd. Dus is het tijd het geld elders te verdienen, bijvoorbeeld op het gebied van logistiek waarbij onderscheid gemaakt kan worden tussen het transport en het magazijn. Geld verdienen met logistiek kan door goede serviceverlening, de reductie van de logistieke kosten of beide.

"Als logistieke processen soepel verlopen, voorkom je onvrede en wellicht ook werkdruk onder het personeel en ergernis bij de klant. Het is dan ook verstandig dat bedrijven regelmatig de logistieke gang van zaken onder de loep nemen met de intentie deze te verbeteren. Uiteindelijk gaat het erom dat zowel de werknemers als de klanten tevreden zijn", aldus benadrukt een ondernemer het belang van logistiek.

Service en kosten

Er zijn twee belangrijke redenen die verklaren waarom aandacht voor logistiek zo belangrijk is.

Ten eerste komt het belang tot uiting in de fysieke distributie. De fysieke distributie is in veel gevallen de laatste schakel naar de (eind-)klant en deze dient met zorg te worden behandeld. In de meeste bedrijven zijn de vertegenwoordigers of salesmanagers in dienst om het contact met de klant te onderhouden. De logistieke afdeling heeft echter eveneens contact met de klant, want zij verstuurt fysiek de goederen als laatste stuk van het bedrijfsproces. Voor elke onderneming is het essentieel dat logistiek realiseert wat verkoop heeft beloofd en dat verkoop belooft wat logistiek tegen acceptabele kosten kan waarmaken.

De tweede reden waarom aandacht voor logistiek voor veel ondernemingen van belang is, zijn de kosten gerelateerd aan logistiek. Tegenwoordig zijn de logistieke kosten relatief hoog. Deze zijn echter niet altijd terug te vinden op een factuur. Onderzoek heeft uitgewezen dat de totale logistieke kosten in een gemiddelde onderneming 7,5% van de omzet bedragen en dat dit zelfs kan oplopen tot 30%. Logistieke kosten zitten verstopt in verschillende deelgebieden, namelijk: het transport (fysieke distributie), het magazijn, de aanwezige voorraad, de customer service en de administratie.

Wellicht goed om twee voorbeelden te schetsen waarin duidelijk wordt hoe de logistieke kosten kunnen oplopen.

1.) Het eerste voorbeeld is een groothandel met een breed assortiment. Stel dat deze groothandel 6.000 artikelnummers op voorraad heeft liggen met een gemiddelde waarde van € 15,- per stuk. Stellen we de gemiddelde voorraadhoogte op 75 stuks per artikelnummer, dan heeft deze voorraad een waarde van ongeveer € 6.750.000,-. De kosten van 'voorraad houden' kan worden gesteld op 5% van de voorraadwaarde; in dit geval resulteert dit in € 337.500,- per jaar. Hierbij moeten bovendien kosten worden opgeteld met betrekking tot incourantheid, handlingskosten in het warehouse etc.

2.) Het tweede voorbeeld betreft een onderneming met relatief veel transport in eigen beheer. De operationele kosten van een vrachtwagen worden geschat op € 70.000,- per jaar (exclusief chauffeurskosten). Deze kosten zijn opgebouwd uit afschrijving, onderhoud en verzekering. Wanneer deze onderneming vijf vrachtwagens heeft rondrijden, resulteert dit in operationele kosten ter grootte van € 350.000,-. Nog los van de tijd die erin wordt gestoken om deze vrachtwagens rijdende te houden door een transportplanner.

Deze twee voorbeelden geven aan dat logistieke kosten snel kunnen oplopen. Toch zijn er voldoende mogelijkheden om met behulp van logistieke aanpassingen kostenbesparingen te realiseren. Bedrijven zijn zich veelal niet bewust van de kansen die er liggen. Wat opvalt, is dat de logistieke kosten niet bekend zijn bij veel ondernemingen. Maar ook andere logistieke kengetallen zoals prestatie-indicatoren worden moeizaam opgehoest. Onder andere door meer transparantie te brengen in de kosten en volumes, kan meer bewustwording van het logistieke belang worden gecreëerd.

Ondergeschoven kind

Naast het ontbreken van inzicht in de logistieke kosten, blijkt de onderwaardering van logistiek bovendien uit de organisatiestructuur van de onderneming. De logistieke verantwoordelijkheid is vaak versnipperd over verschillende functies binnen de onderneming zoals een inkoopmanager, expeditiechef en directeur. Deze zijn vaak niet in staat de logistieke processen efficiënt in te richten - door toedoen van diverse aspecten als tijdsdruk, kennis en bijvoorbeeld prioriteiten. Zo heeft de inkoopmanager geen zicht op de operationele valkuilen, ontbreekt het de expeditiechef aan een helikopterview en geeft de directeur zelden prioriteit aan logistieke efficiënte verbetertrajecten.

Daarnaast valt op dat bij veel kleine en middelgrote ondernemingen de logistiek onvoldoende wordt ondersteund door IT-middelen. In sommige gevallen is deze zeer beperkt en functioneert hoofdzakelijk voor het administratief verwerken van klantorder en dat terwijl de mogelijkheden van deze tijd voldoende geavanceerd zijn om het totale bedrijfsproces ondersteunen. Hierin schuilt overigens het gevaar van overkill aan IT-mogelijkheden. Ondernemingen die in de economische hoogtijdagen zeer vooruitstrevend in IT hebben geïnvesteerd, zitten nu met systemen opgescheept die allerlei 'tricks and trucs' kunnen uithalen, terwijl de onderneming dit zelf niet kan. Bovendien blijkt vaak dat de bedrijfsstrategie onvoldoende correspondeert met de logistieke operatie - wederom een teken van het beperkte bewustzijn van het belang van logistiek.

Het volgende voorbeeld illustreert dit: een organisatie heeft 'service' hoog in het vaandel staan en weet dat daarmee geld te verdienen is. Met andere woorden: het nakomen van leverafspraken is erg belangrijk. De onderneming stelt dan ook alles in het werk om de productie zo snel mogelijk gereed te hebben, zodat de goederen op tijd klaar staan voor verzending. Er werd echter aan het transport zelf weinig of geen aandacht besteed. Dit had tot gevolg dat de goedkoopste vervoerder het transport verzorgde. Deze transporteur voldeed echter niet en kwam geregeld te laat of in gebreken. Gevolg: een ontevreden klant en dus een negatief beeld ten aanzien van de gehele organisatie.

Laatste schakel

Samengevat kan worden gesteld dat logistiek in veel ondernemingen nog niet de waarde heeft gekregen die het zou verdienen. Dat is onder andere begrijpelijk wanneer niet bekend is welke kosten een rol spelen, laat staan wat de omvang van die kosten is. Opvallend is bovendien het ontbreken van een koppeling tussen de strategie van een onderneming en de uitwerking in de operatie. Dit komt waarschijnlijk voort uit de afwezigheid van één verantwoordelijke voor de totale logistiek. Logistieke scans zijn een belangrijk middel om meer inzicht te krijgen in logistieke processen; ze geven in kort tijdbestek aan waar de zwakke punten zich bevinden. Veel ondernemingen zouden er goed aan doen de logistiek op een hoger niveau te tillen door meer aandacht op de logistiek te vestigen. Het is tenslotte de laatste schakel naar de klant!